Ei Wneud yn Wahanol, Ei Wneud yn Iawn

Ei Wneud yn Wahanol, Ei Wneud yn Iawn
18 Ionawr 2021
Person in a virtual meeting

Ail-feddwl llywodraethu yn y GIG mewn byd ôl-bandemig

Mae ein hadroddiad - Ei wneud yn wahanol, Ei wneud yn iawn? - yn darparu trosolwg o sut mae cyrff y GIG wedi llywodraethu’n wahanol yn ystod argyfwng COVID-19. Yn y blog hwn, mae Dave Thomas a Darren Griffiths o’n Tîm Archwilio Perfformiad y GIG yn tynnu sylw at y cyfleoedd allweddol a gyflwynir gan yr argyfwng i sefydlu ac ymgorffori dulliau newydd o lywodraethu yn y GIG mewn byd ôl-bandemig.

Mae’r pandemig wedi gorfodi holl gyrff y GIG i ailddiffinio eu systemau, strwythurau, a phrosesau llywodraethu traddodiadol a chofleidio ffyrdd newydd o weithio i ddelio â’r heriau a’r pwysau digynsail a gyflwynir gan y pandemig.

Trwy gydol yr argyfwng, mae cyrff y GIG wedi dangos eu bod yn gallu addasu eu trefniadau llywodraethu i wneud penderfyniadau cyflym a chefnogi ffyrdd main a mwy ystwyth o weithio, tra hefyd yn sicrhau trosolwg o feysydd busnes craidd.

Wrth iddynt symud yn araf tuag at y cam adfer llawn, byddai’n gamgymeriad i gyrff y GIG ddychwelyd i’r ffordd y gwnaed pethau cyn yr argyfwng. Mae rhai cyfleoedd gwirioneddol i barhau i wneud pethau’n wahanol tra hefyd yn eu gwneud yn iawn mewn byd ôl-bandemig.

Mae ein hadroddiad yn tynnu sylw at nifer o gyfleoedd o’r fath i ymgorffori dulliau newydd o lywodraethu yn y GIG mewn byd ôl-bandemig. Mae llawer o’r rhain yn eithaf syml eu natur.

Cynnal cyfarfodydd rhithwir ac ymgysylltu â’r cyhoedd

Mae cyfarfodydd rhithwir wedi profi’n ffordd effeithlon ac effeithiol o weithio. Mewn sawl ffordd, maent wedi galluogi byrddau a phwyllgorau i barhau ac, mewn rhai ffyrdd, i fod yn fwy agored a thryloyw a gwella ymgysylltiad â’r cyhoedd. Hefyd, o ystyried lefel y buddsoddiad a fu yn ystod y pandemig i gefnogi a hwyluso trefniadau gweithio rhithwir, mae’n gwneud synnwyr i gyrff y GIG gynnal cyfarfodydd rhithwir ar ryw ffordd yn y dyfodol (e.e. ar gyfer eu Cyfarfodydd Cyffredinol Blynyddol) yn ogystal â chynnal ffyrdd newydd o ymgysylltu â’r cyhoedd (e.e. galluogi aelodau’r cyhoedd i gyflwyno cwestiynau cyn cyfarfodydd bwrdd).

Cynnal cyfarfodydd effeithiol ac effeithlon

Cafodd cyrff y GIG eu gorfodi gan yr argyfwng i fabwysiadu ffyrdd newydd o weithio a fyddai’n caniatáu iddynt gynnal cyfarfodydd main gyda mwy o ffocws, er enghraifft:

  • defnyddio agendâu wedi’u symleiddio gan gynnwys gwneud defnydd o agenda cyson;
  • galluogi adroddiadau â ffocws pendant, gan gynnwys mwy o ddefnydd o adroddiadau llafar; a
  • galluogi Aelodau Annibynnol i gyflwyno cwestiynau a sylwadau ynghylch papurau ymlaen llaw cyn cyfarfodydd y bwrdd a phwyllgorau.

Yn ein barn ni, mae’n gwneud synnwyr i gyrff y GIG gadw a mireinio rhai o’r ffyrdd newydd hyn o weithio i leihau biwrocratiaeth a’u galluogi i gynnal cyfarfodydd bwrdd a phwyllgorau mwy effeithiol ac effeithlon yn y dyfodol.

Cefnogi prosesau gwneud penderfyniadau ystwyth

Un o’r nodweddion allweddol o’r trefniadau llywodraethu yn ystod yr argyfwng oedd y modd y cafodd strwythurau a phrosesau a oedd yn hwyluso prosesau penderfynu cyflym ac ystwyth eu cyflwyno. Er bod hyn i gyd wedi cael ei wneud yn angenrheidiol gan yr angen i adweithio ac ymateb yn gyflym i’r argyfwng, rydym ni’n credu bod cyfle i gyrff y GIG ystyried cadw a mireinio dulliau ystwyth o wneud penderfyniadau i alluogi a hwyluso arloesedd, trawsnewid a dysgu yn barhaus mewn byd ar ôl y pandemig.

Mae gwerth gwirioneddol i’w ennill gan gyrff y GIG sy’n gwerthuso ac yn dysgu’n briodol o’u profiadau o lywodraethu yn ystod argyfwng COVID-19 a chymryd y cyfle y mae wedi’i gynnig i ddatblygu ffyrdd newydd a gwell o weithio ar gyfer y dyfodol.

Mewn blog blaenorol - COVID-19 yn gatalydd ar gyfer newid cadarnhaol? - mae ein cydweithwyr yn disgrifio fframwaith y gallai cyrff y GIG ei ddefnyddio i gymryd cam yn ôl, adlewyrchu a gwneud synnwyr o’r hyn sydd wedi digwydd yn ystod y pandemig er mwyn defnyddio eu profiadau fel catalydd ar gyfer gyrru newid cadarnhaol ymlaen ar draws nifer o feysydd, gan gynnwys llywodraethu.

Mae COVID-19 wedi cael effaith ddinistriol mewn cymaint o ffyrdd, ond byddai ei ddefnyddio fel catalydd ar gyfer newid yn sicrhau etifeddiaeth gadarnhaol i rai o’r amseroedd mwyaf heriol y mae cyrff y GIG erioed wedi’u hwynebu.

Gweler hefyd y blog ar lywodraethu yn llywodraeth leol yn ystod y pandemig - Democratiaeth cynghorau lleol – llacio’r cyfyngiadau.

Ynglŷn â’r awduron

Mae Dave Thomas yn Gyfarwyddwr yn Archwilio Cymru sydd â chyfrifoldeb am Dîm Archwilio Perfformiad y GIG, a’r swyddogaeth Datblygu ac Arweiniad Archwilio.

Mae Darren Griffiths yn Rheolwr Archwilio sydd â chyfrifoldebau sy’n cynnwys rheoli gwaith archwilio perfformiad ar gyfer Bwrdd Iechyd Prifysgol Caerdydd a’r Fro.