Diben y prosiect hwn yw cefnogi ymdrechion y sector cyhoeddus drwy rannu'r hyn a ddysgir drwy'r pandemig. Nid prosiect archwilio yw hwn, a'i nod yw helpu ysgogi rhywfaint o feddwl ac yna ei rannu. Mae ein hallbwn cyntaf o'r prosiect hwn yn nodi rhywfaint o ddysgu wrth i rai gwasanaethau a wnaeth gau o ganlyniad i'r pandemig ddechrau ail-agor. Daw'r dysgu'n bennaf o ail-agor rhai canolfannau ailgylchu gwastraff, ond gall y dysgu cael ei drosglwyddo wrth i sefydliadau ddechrau cynllunio ail-agor gwasanaethau eraill.

Os hoffech fanylion am yr arferion penodol a grybwyllir isod neu am unrhyw wybodaeth arall cysylltwch â dysgu.covid@archwilio.cymru

Cyfathrebu a chynhwysiant

Trwy bwysleisio ar hynny gellid helpu i osgoi cynnydd sydyn yn y galw a helpu i wella effeithlonrwydd wrth ailagor gwasanaethau. Trwy roi gwybodaeth onest ymlaen llaw i ddefnyddwyr gwasanaethau/darpar ddefnyddwyr, bydd hyn yn eu helpu nhw i ddeall y galw dan yr amgylchiadau presennol cyn i’r gwasanaethau ailgychwyn. Hefyd byddai’n ddefnyddiol cyfleu pa wasanaethau sydd ar gael a pha wasanaethau amgen sydd ar gael. Hefyd, mae’n allweddol rhoi cyfarwyddiadau clir a diamwys er mwyn sicrhau cyfnod pontio llyfn. Trwy sefydlu a chyfleu gweithdrefnau neu reolau newydd gellir osgoi dryswch a phwysau diangen ar wasanaethau. Law yn llaw â hyn y mae cyfathrebu effeithiol, wrth i reolau newid ac wrth addasu i broblemau neu ddigwyddiadau. Gwelsom enghreifftiau o’r cyfryngau cymdeithasol yn cael eu defnyddio’n dda i gyfleu negeseuon, a thrwy wneud hynny’n dda llwyddwyd i liniaru’r gorddefnydd o wasanaethau mewn rhai meysydd. Byddai cynhwysiant aml blatfform cynhwysfawr a strategaeth ymgynghorol yn debygol o fod o gymorth wrth ailagor gwasanaethau.

Rheolaeth ac atal y galw

Mae deall, rhagweld a chynllunio ar gyfer y galw yn hanfodol wrth ailgyflwyno unrhyw wasanaeth. Fodd bynnag mae’n anodd iawn rhagweld y galw am rai gwasanaethau ac weithiau er eich bod yn gallu rhagweld y galw byddwch yn dal yn methu ateb y galw. Ond mae cael dealltwriaeth lwyr o’r galw a chynlluniau wrth gefn sy’n glir ac yn hawdd eu rhoi ar waith os ceir mwy o alw na’r disgwyl yn gallu helpu i ysgafnhau pwysau, gwella boddhad cwsmeriaid a helpu i gadw pobl yn ddiogel. Gall fod yn ddefnyddiol hefyd i bennu pwyntiau ymyrryd sy’n newid y cyflenwad neu’r negeseuon os yw’r galw’n fwy na’r disgwyl er mwyn osgoi gorlwytho’r gwasanaethau. Gellid defnyddio camau syml megis rhannu’r newyddion diweddaraf am amserau aros yn y ganolfan ailgylchu, rhoi staff i sefyll ar hyd y ffordd i roi gwybod i bobl faint yw’r amserau aros a pha wastraff sy’n annerbyniol. Gellir defnyddio trefn i archebu amser ymlaen llaw neu ddyddiau am yn ail yn ôl rhifau cofrestru’r car mewn canolfannau ailgylchu, sy’n ffyrdd syml o reoli pwysau gormodol. Mae diwallu anghenion trwy ddefnyddio dulliau gwahanol yn ffordd o osgoi pwysau gormodol wrth ailagor gwasanaethau hefyd - gall hyd yn oed rhywbeth mor syml â darparu cyflenwad ychwanegol o fagiau ailgylchu i breswylwyr fod yn ddefnyddiol, neu ddefnyddio cyfleusterau dros dro fel bod llai o angen gwneud taith ddiangen i’r ganolfan ailgylchu, yn ffyrdd a ddefnyddiwyd o leihau’r galw. Hefyd mae hyn yn debygol o leihau’r angen i wneud teithiau hanfodol sy’n ychwanegu’r manteision cysylltiedig ar gyfer iechyd y cyhoedd.

Monitro ac addasu

Mewn sefyllfaoedd digynsail lle mae’r galw yn anodd ei ragweld, mae gallu monitro’r defnydd a wneir o wasanaeth a gallu addasu’n gyflym er mwyn cyfateb i’r galw cynyddol neu atal galw cynyddol hyd yn oed yn bwysicach. Mae’r enghreifftiau o amseroedd aros hir mewn canolfannau ailgylchu sydd newydd eu hailagor yn dangos pa mor anodd yw ymateb i alw cronnol am wasanaethau. Er enghraifft, gall monitro defnydd ac addasu archebion amser er mwyn ymateb i wybodaeth amser real olygu bod modd trefnu archebion ychwanegol, ac mae’n enghraifft syml o’r modd y gellir ymateb i alw cynyddol yn effeithlon.

Pwyntiau dysgu trosglwyddadwy

Rydym ar ddeall bod systemau archebu ar gyfer canolfannau ailgylchu eisoes yn cael eu hystyried fel trefniant parhaol posibl mewn rhai ardaloedd. Felly mae cyfle i roi ystyriaeth ragweithiol i’r posibilrwydd o roi menter fel archebu amser mewn canolfan ailgylchu ar waith mewn gwasanaethau eraill, nid dim ond eu defnyddio i ddatrys problemau heddiw, ond gyda’r potensial o’u defnyddio’n barhaol. Er enghraifft gallai’r posibiliadau o reoli’r galw yn well a defnyddio staff ac adnoddau eraill yn fwy effeithiol ein hannog i ailfeddwl sut y gellid darparu gwasanaethau eraill yn well trwy drefniadau archebu neu ddulliau eraill sy’n rheoli neu roi trefn ar y galw. Mewn rhai ardaloedd clywsom fod defnyddio sianelau digidol ar gyfer cyfathrebu a chael gafael ar wasanaethau wedi cynyddu. Dyma’r amser i ddatblygu hyn a symud yn gynt i wasanaethau digidol a fyddai’n gallu rhyddhau amser i ganolbwyntio ar sianelau cyfathrebu eraill i’r rhai na fedrant ddefnyddio’r sianelau digidol a phobl mewn grwpiau bregus.

Beth nesaf?

Bydd diweddariadau pellach ar gael wrth i ni barhau i gasglu a rhannu dysgu drwy'r prosiect hwn, yn arbennig wrth i ffocws nifer o sefydliadau symud tuag at gynllunio ailadeiladu. Bydd ein ffocws ni yn y dyfodol yn fwy penodol ar y pethau y mae cyrff cyhoeddus yn teimlo y maent wedi'u dysgu hyd yma, yr hyn y byddent yn ei wneud yn wahanol ' y tro nesaf ' a'r hyn y credant y dylai cyrff cyhoeddus eraill ei wybod am yr hyn sydd wedi gweithio'n dda neu ddim cystal. Byddwn hefyd yn trydar (dilynwch @WalesAudit [agorir mewn ffenestr newydd]) am enghreifftiau penodol o waith diddorol neu newydd wrth i ni ddod ar eu traws.

Am yr awdur

Mae Tim Buckle yn Rheolwr Archwilio gyda chyfrifoldeb dros lunio a datblygu'r rhaglen waith archwilio perfformiad llywodraeth leol ynghyd â gwaith archwilio perfformiad mewn dau gyngor. Fe ymunodd ag Archwilio Cymru yn 2013 a chyn hynny roedd yn gweithio ar gyfer Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru ynghyd â thri awdurdod lleol yn Ne Cymru.

Lluniau gan: Gwybodaeth am draffyrdd a chefnffyrdd gan Llywodraeth Cymru [agorir mewn ffenestr newydd] a Traffig Cymru [agorir mewn ffenestr newydd] am y goleuo.