Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych sut mae Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) yn prosesu gwybodaeth amdanoch chi fel aelod presennol neu gyn-aelod o staff. Mae staff yn golygu unrhyw unigolyn sy'n gweithio i SAC neu fel rhan ohoni, gan gynnwys cyflogeion, aelodau bwrdd, gweithwyr (gan gynnwys staff asiantaeth, staff achlysurol a staff dan gontract), gwirfoddolwyr, hyfforddeion a'r rhai sy'n cyflawni profiad gwaith.

Pwy ydym ni a beth rydym yn ei wneud

Archwilydd Cyffredinol Cymru (ACC) yw archwilydd y rhan fwyaf o gyrff cyhoeddus Cymru. Mae ei waith yn cynnwys archwilio sut mae cyrff cyhoeddus yn rheoli ac yn gwario arian cyhoeddus. Mae SAC yn darparu'r staff a'r adnoddau i'w alluogi i gyflawni ei waith. Mae Archwilio Cymru yn nod masnach ar gyfer SAC ac yn hunaniaeth ymbarél ar gyfer ACC a SAC. SAC yw cyflogwr y staff. Mae rhagor o wybodaeth ar gael ar wefan Archwilio Cymru.

Y cyfreithiau perthnasol

Mae SAC yn prosesu eich data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data—Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU a Deddf Diogelu Data 2018. Ac eithrio mewn perthynas â recordio a phrosesu eich llais mewn ffordd arall mewn cyfarfodydd Teams, a gynhelir gyda'ch caniatâd (gweler paragraff 17 isod), y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu yw darparu adnoddau o dan adran 21 o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2013 ar gyfer gwaith ACC a pherfformiad y contract cyflogaeth rhwng SAC a chi fel ei gyflogai.

Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth lle bo hynny'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni eich contract gyda SAC neu ar gyfer cydymffurfio ag unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol, sy'n gymwys i SAC (fel eich cyflogwr neu fel arall sy’n berthnasol).

Mae'r dibenion hyn yn cynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i):

• gweinyddu eich cyflogaeth neu berthynas waith arall â SAC, gan gynnwys tâl, trethiant, treuliau a phensiwn;
• rheoli neu weithgaredd arall mewn perthynas â'ch presenoldeb, gwaith, patrymau gweithio a chofnodi amser, perfformiad, datblygiad personol neu gynnydd;
• datblygu strategaethau, polisïau, gweithdrefnau ac arferion gwaith SAC, e.e. llywio ffyrdd o weithio a gweithleoedd yn y dyfodol;
• dogfennu presenoldeb a chyfraniad at gyfarfodydd a digwyddiadau eraill lle bo hynny'n berthnasol, yn bersonol neu ar-lein fel y bo'n briodol, ar y safle ac oddi ar y safle;
• gweinyddu ffurflenni annibyniaeth er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â Safon Foesegol y Cyngor Adrodd Ariannol (FRC);
• darparu hyfforddiant i staff, gan gynnwys lle bo angen ar gyfer cofrestru hyfforddiant proffesiynol;
• Gwiriadau Sylfaenol y Safon Diogelwch Personél a fetio diogelwch cenedlaethol (lle bo angen, e.e. ar gyfer gweithio gyda Llywodraeth Cymru);
• cynnwys rhifau ffôn personol staff mewn cyfeiriadur ffôn mewnol ar gyfer parhad busnes a chynllunio trychinebau;
• gweinyddu a, lle bo angen, monitro mynediad at systemau gwybodaeth a'r defnydd ohonynt;
• swyddogaethau gweinyddol arferol megis mynediad i adeiladau (a fydd yn gynnwys defnyddio ffotograff unigolyn ar gerdyn adnabod staff);
• defnyddio ffotograffau ar dudalennau gwe mewnol SAC (HWB), e-bost, systemau TG, a meddalwedd fideo-gynadledda;
• gweithredu system teledu cylch cyfyng, yn unol â Pholisi Teledu Cylch Cyfyng SAC;
• paru data, er mwyn atal a chanfod twyll; a
• monitro cydraddoldeb.

Byddwn yn cadw eich data personol am y cyfnodau a nodir yn ein Polisi Rheoli Dogfennau a Chofnodion a byddwn yn cadw eich data yn ddiogel yn unol â'n Polisi Diogelwch Gwybodaeth.

Gellir defnyddio Deallusrwydd Artiffisial (AI) wrth brosesu data personol yn unol â'n Polisi Deallusrwydd Artiffisial a Mentrau Digidol ond ni chaiff ei ddefnyddio i wneud penderfyniadau awtomataidd yn unig.

Sut rydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth

Gellir rhannu eich data personol yn fewnol yn unol â'r egwyddorion diogelu data lle mae sail gyfreithiol dros brosesu hyn.

Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau allanol, megis CThEF, Swyddfa'r Cabinet, Fetio Diogelwch y DU (UKSV) a chyrff proffesiynol (e.e. ICAEW a CIPFA), at y dibenion canlynol:

• gweinyddu eich cyflogaeth neu berthynas waith arall â SAC, gan gynnwys cyflog, treuliau, trethi a phensiwn;
• gweinyddu cofrestriad a/neu hyfforddiant gyda chyrff proffesiynol neu ryngweithio angenrheidiol arall â chyflenwyr hyfforddiant proffesiynol a chyrff hyfforddiant proffesiynol;
• Gwiriadau Sylfaenol y Safon Diogelwch Personél a fetio diogelwch cenedlaethol (lle bo angen, e.e. ar gyfer gweithio gyda Llywodraeth Cymru);
• cynllunio archwilio a chynllunio adnoddau corfforaethol lle mae angen datgelu er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â Safon Foesegol y Cyngor Adrodd Ariannol (FRC);
• paru data yn y Fenter Twyll Genedlaethol, ar gyfer atal a chanfod twyll;
• ymateb i Ymholiadau Cyhoeddus;
• cofrestru a gweinyddu porth buddion cyflogeion (gall staff optio allan o hwn).

Mae rhagor o wybodaeth am gyfranogiad SAC yn yr ymarferion paru data a gynhaliwyd gan y Fenter Twyll Genedlaethol a'r hysbysiadau prosesu teg perthnasol ar gael ar wefan a hwb Archwilio Cymru.

Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda darparwyr meddalwedd (e.e. Microsoft) lle bo'n briodol ar gyfer darparu gwasanaethau digidol a phrosesu AI.

Efallai y byddwn yn rhannu rhywfaint o wybodaeth bersonol â sefydliadau allanol at ddibenion cynlluniau mentora neu hyfforddi, cyfleoedd datblygu, cynadleddau neu ddigwyddiadau.

Fel arall, byddwn yn rhannu eich gwybodaeth dim ond gyda'ch caniatâd chi, neu lle mae rhwymedigaeth gyfreithiol i ni wneud hynny, neu at ddibenion iechyd a diogelwch.

Gwybodaeth bersonol categori arbennig (sensitif)

Gallwn brosesu gwybodaeth bersonol sensitif sy'n ymwneud ag iechyd, salwch a llesiant at ddibenion cyflogaeth a/neu iechyd a diogelwch.

Gallwn brosesu gwybodaeth sensitif am gyflyrau neu anableddau iechyd corfforol neu feddyliol er mwyn:

• monitro absenoldeb salwch a gwneud penderfyniadau ynghylch addasrwydd i weithio;
• hwyluso penderfyniadau sy'n ymwneud â phresenoldeb mewn swyddfeydd/gweithleoedd eraill;
• gwneud addasiadau rhesymol.

Rydym yn prosesu gwybodaeth bersonol sensitif arall, megis tarddiad hiliol neu ethnig, cred grefyddol, rhywioldeb, anabledd a nodweddion gwarchodedig eraill i fonitro cydymffurfiaeth â deddfwriaeth cydraddoldeb. Mae prosesu o'r fath yn cynnwys monitro ystadegol, ond byddwn yn sicrhau nad yw unigolion yn cael eu hadnabod drwy unrhyw adroddiadau a lunnir gan ddefnyddio gwybodaeth o'r fath. Pan gaiff data personol categori arbennig ei brosesu, gwneir hyn yn unol â'n Polisi ar gyfer Prosesu Categorïau Data Arbennig, gyda sail gyfreithiol ychwanegol ar gyfer y prosesu hwnnw. Fel arfer, bydd y sail berthnasol ar gyfer cyflogaeth, nawdd cymdeithasol a gwarchodaeth gymdeithasol (wedi’i hawdurdodi yn ôl y gyfraith).

Pan nad yw prosesu gwybodaeth fiometrig (e.e. adnabod llais a/neu adnabod wyneb yn MS Teams) yn hollol angenrheidiol, bydd hyn yn cael ei wneud ar sail cydsyniad ar sail penderfyniad cytbwys yn unig. Bydd rhagor o wybodaeth yn cael ei darparu i chi o dan yr amgylchiadau hyn i'ch galluogi i wneud cydsyniad ar sail penderfyniad cytbwys a rhaid nodi'ch cydsyniad yn benodol ar y ffurflen gydsyniad ategol. Nid ydych chi (fel gwrthrych y data) dan unrhyw rwymedigaeth i gydsynio, nid oes rhaid i chi gyfiawnhau eich penderfyniad, a gallwch dynnu'r cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg ac ni fyddwch o dan unrhyw anfantais o’r herwydd.

Mae cymryd rhan mewn cyfarfodydd (mewnol ac allanol) sy'n berthnasol i'ch rôl yn hanfodol ar gyfer cyflawni eich contract cyflogaeth. Fodd bynnag, pan fo'r cyfarfodydd hyn yn cael eu recordio drwy sain a/neu fideo, boed yn bersonol neu'n ar-lein, mae recordio a phrosesu eich gwybodaeth fiometrig a gwybodaeth arall y tu hwnt i bwnc angenrheidiol y cyfarfod at ddibenion SAC ar sail cydsyniad, ac yn gyffredinol bydd hyn yn wir pan fo trefnydd y cyfarfod yn barti allanol, megis corff archwiliedig. Dylech gael yr opsiwn i gydsynio ar lafar cyn dechrau'r recordiad neu pan fyddwch yn ymuno â'r cyfarfod os yw eisoes wedi dechrau. Os na roddir yr opsiwn i chi, dylech dynnu'r angen am hyn at sylw trefnydd y cyfarfod. Os na fydd eich pryderon yn cael ymateb priodol, gallwch godi'r mater gyda'r Swyddog Diogelu Data. Nid oes rhaid i chi gydsynio i gael eich recordio a dylid darparu trefniadau amgen i chi (e.e. oedi'r recordiad, cymryd nodiadau). Gallwch dynnu cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg, ond rhaid i hyn fod yn ysgrifenedig os yw hyn ar ôl i'r recordiad gael ei wneud.

Bydd unrhyw recordiadau sain a/neu fideo a wneir gan SAC yn cael eu storio'n ddiogel, eu prosesu a'u cadw yn yr un modd â data categori arbennig arall (sensitif).

Gellir casglu data personol sensitif (e.e. gwybodaeth iechyd a grybwyllir yn ystod cyflwyniadau i esbonio'r angen am addasiadau rhesymol) a'i brosesu yn ystod cyfweliadau a chyfarfodydd a gynhelir at ddibenion archwilio a gwaith corfforaethol, gan gynnwys drwy rannu â darparwyr meddalwedd allanol trydydd parti.

Mewn amgylchiadau cyfyngedig, gall SAC ddatgelu eich data personol sensitif i drydydd partïon, lle mae angen neu rwymedigaeth ddilys neu mewn amgylchiadau eithriadol os oes angen er mwyn diogelu eich buddiannau hanfodol (h.y. sefyllfaoedd sy'n peryglu bywyd), yn ystod neu ar ôl eich cyfnod cyflogaeth.

Cadw eich gwybodaeth yn gyfredol

Mae'n bwysig bod yr wybodaeth sydd gennym amdanoch yn gyfredol. Os bydd eich manylion personol yn newid neu os ydynt yn anghywir ar hyn o bryd, mae'n bwysig eich bod yn rhoi gwybod i ni trwy ddiweddaru eich gwybodaeth ar y system Hunanwasanaeth Cyflogeion (ESS) neu drwy gysylltu â'ch rheolwr llinell. Gallwch gofnodi unrhyw ofynion arbennig neu geisiadau am addasiadau rhesymol yn y system ESS.

Eich hawliau

O dan y gyfraith diogelu data, mae gennych hawliau i ofyn am gopi o'r wybodaeth bersonol gyfredol a gedwir amdanoch chi ac i wrthwynebu prosesu data sy'n achosi difrod a gofid diwarant a sylweddol.

I gael copi o'r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi neu i drafod unrhyw wrthwynebiadau neu bryderon, ysgrifennwch at y Swyddog Gwybodaeth, Archwilio Cymru, 1 Cwr y Ddinas, Stryd Tyndall, Caerdydd, CF10 4BZ neu anfonwch neges e-bost: swyddog.gwybodaeth@archwilio.cymru. Gallwch hefyd gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data yn y cyfeiriad hwn.

Mae gennych yr hawl i gwyno'n uniongyrchol i ni am sut yr ymdriniwyd â’ch data personol, drwy e-bost: cwynion@archwilio.cymru.

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

I gael rhagor o wybodaeth am gyfraith diogelu data neu i gwyno am sut rydym yn ymdrin â’ch data personol, gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth drwy fynd i: www.cy.ico.org.uk, ysgrifennu at: ICO, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF, neu dros y ffôn ar: 0303 123 1113 (neu 0330 414 6421 i siarad yn Gymraeg).

Dylech nodi, fodd bynnag, y byddai'r ICO fel arfer yn disgwyl i chi fod wedi disbyddu ein gweithdrefnau cwyno mewnol cyn ymdrin â chwyn. Gellir dod o hyd i ganllawiau pellach ar wefan yr ICO.