Polisi Preifatrwydd a Chwcis

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn sôn am yr hyn sydd i’w ddisgwyl pan fydd Swyddfa Archwilio Cymru yn casglu gwybodaeth bersonol ac mae’n esbonio sut rydym yn diogelu’ch preifatrwydd. 

Mae’n ymwneud â’r wybodaeth a gasglwn mewn perthynas â’r canlynol:

  • y modd y mae Swyddfa Archwilio Cymru yn defnyddio cwcis
  • ein gwaith archwilio statudol
  • ymgeisio am swyddi
  • staff presennol a staff blaenorol
  • gohebu a chyfathrebu gan gynnwys ceisiadau gwrthrych am wybodaeth neu ymholiadau rhyddid gwybodaeth
  • ymweld â’n gwefan
  • tanysgrifio i gael ein cylchlythyr
  • cyflenwyr nwyddau neu wasanaethau 

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys manylion cynhwysfawr am bob agwedd ar y modd y byddwn yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol. Os oes gennych unrhyw ymholiadau neu bryderon am yr hysbysiad hwn neu am y modd yr ydym yn defnyddio gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni yn swyddog.gwybodaeth@archwilio.cymru.

Defnyddio Cwcis

Rydym yn defnyddio cwcis i gasglu gwybodaeth rhyngrwyd am y rhai sy’n ymweld â’n gwefan. Fel arfer, ffeil fach yw cwci, neu gwci HTTP, cwci gwe, neu gwci pori, a chaiff ei hanfon o wefan a’i chadw ar borwr gwe’r defnyddiwr pan fydd yn ymweld â rhai gwefannau. Rydym yn defnyddio cwcis i helpu i wneud ein gwefan weithio’n effeithiol ac yn effeithlon, ac i roi gwybodaeth am y modd y byddwch chi (ac ymwelwyr eraill) yn defnyddio’r safle. Mae ein tudalennau gwe recriwtio hefyd yn defnyddio cwcis i ganiatáu i ymwelwyr wneud cais am swyddi’n ddiogel.

Mae gwefan Swyddfa Archwilio Cymru yn defnyddio Google Analytics, sef rhaglen dadansoddi’r we, i gasglu gwybodaeth log rhyngrwyd safonol i’n helpu i wella’ch profiad pan fyddwch yn ymweld â’r wefan. Mae Google Analytics yn defnyddio cwcis parti cyntaf at y diben hwn ac mae gwybodaeth am Google Analytics a phreifatrwydd Google ar gael ar wefan Google [agorir mewn ffenest newydd]. Os ydych am ddewis peidio â chaniatáu i Google Analytics gasglu gwybodaeth am y gwefannau y byddwch yn ymweld â nhw, gallwch wneud hynny drwy fynd i’r dudalen berthnasol ar wefan Google [agorir mewn ffenest newydd].

Rydym yn defnyddio rhaglenni Vimeo a Twitter ar ein safle ac mea’r rhain hefyd yn defnyddio cwcis, a dyma’r polisïau perthnasol:

Gwefannau eraill

Gall ein gwefan gynnwys dolenni i wefannau eraill sydd y tu hwnt i’n rheolaeth ni ac nad yw’r hysbysiad hwn yn berthnasol iddynt. Os byddwch yn mynd i safleoedd eraill drwy ddefnyddio’r dolenni ar ein gwefan, mae’n bosibl y bydd gweithredwyr y safleoedd yn casglu gwybodaeth amdanoch a’u defnyddio’n ôl eu hysbysiad preifatrwydd nhw, a all fod yn wahanol i’n hysbysiad ni.

Ein gwaith statudol

Pan fyddwn yn cynnal gwaith archwilio o dan ein pwerau a’n dyletswyddau statudol, mae’n bosibl y byddwn yn casglu gwybodaeth am gyrff cyhoeddus sy’n cynnwys rhywfaint o ddata personol. 

Mae’n bosibl y caiff data personol a gasglwn gan gyrff cyhoeddus neu’n uniongyrchol gan unigolion (ond nid drwy gwcis) ei ddefnyddio mewn profion archwilio i’n helpu ni i ffurfio barn archwilio ac i baratoi adroddiadau am gyfrifon, adroddiadau gwerth am arian, asesiadau gwella, adroddiadau datblygu cynaliadwy ac adroddiadau archwilio. Byddwn yn defnyddio’r wybodaeth hon dim ond at y dibenion y cafodd ei chasglu. Byddwn yn ei chadw’n ddiogel yn unol â’n Polisi Diogelu Gwybodaeth a, phan na fydd angen y wybodaeth arnom mwyach, byddwn yn cael gwared arni’n unol â’r atodlen cadw gwybodaeth yn ein Polisi Rheoli Dogfennau a Chofnodion [agorir mewn ffenest newydd].

Sylwch fod hysbysiad preifatrwydd arall ar gael i chi ar gyfer ein gwaith yn ymwneud â’r Fenter Atal Twyll Genedlaethol ac mae ar gael yn yr adran berthnasol ar ein gwefan, yma.

Ymgeisio am swyddi

Bydd y wybodaeth a gawn gennych fel rhan o’r broses ymgeisio’n cael ei thrin yn gyfrinachol a dim ond y tîm Adnoddau Dynol ac aelodau o’r panel dethol fydd yn ei gweld, a hynny at ddibenion y broses recriwtio. Os byddwn am ddatgelu gwybodaeth amdanoch chi i drydydd parti - er enghraifft, os oes arbenigwr rheoli ymgeiswyr trydydd parti yn rhan o’r broses ddethol neu, os ydym am ofyn am eirda – byddwn yn rhoi gwybod i chi ymlaen llaw, oni bai bod yn rhaid datgelu’r wybodaeth o dan y gyfraith.

Byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol am ymgeiswyr am gyfnod o ddwy flynedd fan bellaf ar ôl i’r broses recriwtio ddod i ben, ac yna caiff ei dinistrio neu ei dileu. Caiff y wybodaeth hon ei defnyddio dim at ddibenion monitro er mwyn paratoi adroddiadau ystadegol am ein gweithgareddau recriwtio.

Staff presennol a staff blaenorol

Dylai staff gyfeirio at yr hysbysiad preifatrwydd staff yn y llawlyfr staff. Pan ddaw’ch cyflogaeth â Swyddfa Archwilio Cymru i ben, byddwn yn cadw gwybodaeth amdanoch yn unol â gofynion ein hatodlen cadw gwybodaeth, ac yna’n ei dileu. 

Pobl sy’n anfon cwyn atom neu’n gohebu â ni

Pan fyddwn yn cael cwyn, gohebiaeth neu bryderon am Swyddfa Archwilio Cymru, corff cyhoeddus rydym yn ei archwilio, cais gwrthrych am wybodaeth neu gais rhyddid gwybodaeth, byddwn yn cadw’r ohebiaeth mewn ffeil.

Dim ond i brosesu’r gwyn, yr ohebiaeth neu’r cais y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth bersonol. Mae’n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu’ch manylion pan fyddwn yn ymchwilio i unrhyw faterion y byddwch yn eu codi ac, os byddwch yn dweud wrthym nad ydych am i ni ddatgelu neu rannu’ch gwybodaeth bersonol, byddwn yn ceisio parchu’ch dymuniad. Fodd bynnag, mae’n bosibl na fydd modd bwrw ymlaen â’ch cais heb ddatgelu’ch enw. Byddwn yn paratoi ac yn cyhoeddi ystadegau'n dangos gwybodaeth fel nifer y cwynion a’r darnau o ohebiaeth a gawn, ond nid ar ffurf a fydd yn datgelu pwy sydd wedi anfon y gŵyn neu’r ohebiaeth.

Byddwn yn cadw’r wybodaeth a gawn mewn cwynion, gohebiaeth, cais gwrthrych am wybodaeth neu gais rhyddid gwybodaeth yn unol â’n polisi cadw gwybodaeth.

Ymweld â’n gwefan

Mae’n bosibl y bydd angen i ni gyfathrebu â’r rhai sy’n ymweld â’n gwefan, a hynny am resymau gweinyddol neu weithredol. Os byddwn yn casglu gwybodaeth benodol gennych at y diben hwn, ni fyddwn yn ei throsglwyddo i’r un corff arall.

Byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth log rhyngrwyd safonol a manylion patrymau ymddygiad y rhai sy’n ymwneud â’n gwefan. Byddwn yn gwneud hynny i ddeall pethau fel y nifer sy’n ymweld â rhannau gwahanol o’n safle, i fonitro pa mor aml y caiff ein hadroddiadau a’n cyhoeddiadau eu lawrlwytho, ac i helpu i wella’n gwasanaethau.

Caiff y broses o gasglu’r data hwn ei chynnal yn electronig yn y cefndir, ac mae’n bosibl na fydd y rhai sy’n ymweld â’n gwefan yn ymwybodol bod hynny’n digwydd. Nid ydym yn credu bod y broses hon yn amharu ar breifatrwydd yr ymwelwyr, gan na fyddwn yn ymdrechu i wybod pwy sy’n ymweld â’n gwefan. Dim ond at y dibenion a nodwyd y caiff y wybodaeth log rhyngrwyd safonol ei chasglu ac ni chaiff ei throsglwyddo i unrhyw gorff arall.

Cyflenwyr

Byddwn yn cadw gwybodaeth am ein cyflenwyr ar ein systemau rheolaeth ariannol a hynny at ddibenion rheoli’n perthynas â nhw, fel trefniadau archebu nwyddau neu wasanaethau a threfnu taliadau. Gellir defnyddio’r wybodaeth hefyd at ddibenion cofnodi mewnol.   

Tanysgrifio i gael ein cylchlythyr

Os bydd defnyddwyr yn rhoi eu cyfeiriad e-bost neu fanylion personol eraill i ni er mwyn cael newyddion ar ffurf electronig, ni fyddwn yn datgelu’r manylion hynny i drydydd parti. Caiff ein cylchlythyrau eu hanfon at unigolion sydd wedi gwneud cais penodol am y gwasanaeth hwn. Gallwch ddod â’ch tanysgrifiad i ben unrhyw adeg.

Yr hawl i weld gwybodaeth bersonol

Mae gennych hawl i weld unrhyw wybodaeth bersonol y byddwch yn ei chadw. Gallwch wneud hynny drwy wneud ‘cais gwrthrych am wybodaeth’. Bydd angen i chi gyflwyno cais ysgrifenedig, sef Cais Gwrthrych am Wybodaeth, i’r Swyddog Gwybodaeth, gan amgáu prawf o bwy ydych chi (fel cerdyn adnabod staff, neu gopi o’ch trwydded yrru neu’ch pasbort) ynghyd â disgrifiad clir o’r wybodaeth rydych am ei gweld.  

Anfonwch  unrhyw geisiadau drwy’r e-bost at: swyddog.gwybodaeth@archwilio.cymru neu ysgrifennwch atom:

Swyddog Gwybodaeth

Swyddfa Archwilio Cymru

24 Heol y Gadeirlan

Caerdydd

CF11 9LJ

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Os hoffech ragor o wybodaeth am eich hawliau o dan y gyfraith diogelu data neu os ydych am gwyno am y modd rydym yn trin eich data personol, gallwch gysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth: 

The Information Commissioner’s Office               

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

Cheshire SK9 5AF

E-bost: casework@ico.gsi.gov.uk 

Rhif ffôn: 01625 545745

Rhif ffacs: 01625 524510

Newid yr hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu’n hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd. Paratowyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn fis Chwefror 2018 a chaiff ei adolygu bob blwyddyn.