Rheoli achosion yn y cwmwl - Cymdeithas Tai Taf

30 Mai 2014 - 3:17yp

Mae Taf wedi bod yn gweithio gyda datblygwr meddalwedd ar reoli atgyweiriadau ac, yn fwy diweddar, ar reoli achosion o Ymddygiad Gwrthgymdeithasol. Cafodd y cynnyrch ei ddatblygu mewn ffordd gydweithredol a’i addasu i ddiwallu anghenion. Ar ôl cael sgôr o 98% ‘yn gywir y tro cyntaf’ ar reoli atgyweiriadau, pan ddaeth cyfle i fod yn berchen ar ran fach o’r cwmni, fe benderfynon nhw fynd amdani. Fe aethant ati i ddefnyddio eu dull rheoli achosion wrth fynd i’r afael ag achosion o Ymddygiad Gwrthgymdeithasol, gan addasu’r feddalwedd fel ei bod yn diwallu eu hanghenion.

Y Dull Rheoli Achosion

Pan fo achos o Ymddygiad Gwrthgymdeithasol yn cael ei adrodd, mae dull Taf yn cael ei arwain gan y sawl sy’n cwyno ac yn canolbwyntio ar ganlyniadau. Maent yn cytuno gyda’r tenant o’r cychwyn beth y mae am ei gyflawni (a beth sy’n bosibl); maent yn categoreiddio difrifoldeb y gŵyn; yn cytuno ar fynychder y cyfathrebu; ac yn mesur boddhad ac a wnaethant gyflawni’r hyn y cytunwyd arno, ar ôl i’r achos ddod i ben. Roedd manylion megis nifer yr achosion i bob swyddog, y math o achos/difrifoldeb yr achos, amrywiaeth, yr amser a gymerir i ddod â’r achos i ben ac ati, yn arfer cael eu cadw ar gronfa ddata, a oedd yn caniatáu lefel o oruchwyliaeth reoli a monitro perfformiad. Roedden nhw’n defnyddio’r gronfa ddata fel man cychwyn ar gyfer rheoli achosion yn y cwmwl, cyn mynd ymlaen i ddatblygu cynnyrch mwy soffistigedig.

Gwelliannau

Mae’r feddalwedd wedi galluogi Taf i gofnodi cyfraniad partneriaid at bob achos, ac mae wedi ychwanegu nodwedd llif gwaith. Mae’r llif gwaith yn cael ei addasu ar gyfer pob math o achos/lefel difrifoldeb ac, ar ôl i’r achos gael ei roi ar waith (trwy e-bost, diweddariad achos ar ddyfais symudol neu SMS), bydd yn ysgogi pob sbardun a rhybudd fel y gall y swyddog fynd i’r afael â’r achos.

Mae’r llif gwaith yn helpu i warantu eu safonau gwasanaeth o ran amseroedd ymateb a chamau gweithredu penodol. Mae’r feddalwedd hefyd yn darparu adroddiadau amser real i reolwyr ac yn anfon rhybuddion os bydd tasgau’n hwyr neu’n anghyflawn, gan roi’r pwyslais ar wasanaethau cwsmeriaid unwaith eto. Mae hefyd yn cynhyrchu ‘mapiau gwres’ fel y gall rheolwyr a phartneriaid weld a oes yna glystyrau o wahanol fathau o ddigwyddiad. Er enghraifft, os yw troseddau casineb yn dod yn broblem mewn ardal, gellir dechrau cydweithio â sefydliadau’r Heddlu a Chydraddoldeb i atal digwyddiadau pellach neu fynd ati i gryfhau unrhyw gydweithio sydd eisoes ar waith. Gall Taf hefyd ymateb i gynnydd mewn achosion o ieuenctid yn peri niwsans, er enghraifft trwy ddargyfeirio adnoddau datblygu cymunedol i’r ardal. Mae tueddiadau a phatrymau dros amser yn helpu i greu cynlluniau strategol hefyd.

Mae yna gyfleuster adrodd ar ffurf dangosfwrdd a gellir ailddefnyddio pob adroddiad newydd sy’n cael ei ychwanegu i’r llyfrgell a’i osod ar ddangosfwrdd pob defnyddiwr i greu darlun unigryw. Mae hyn yn golygu bod modd addasu’r cynnyrch ymhellach wrth i ofynion rheoli tai newid, ac mae’n sicrhau bod rheolwyr yn gallu cael gafael ar wybodaeth lefel uchel.

Ar hyn o bryd, mae Taf yn defnyddio’r cynnyrch yn fewnol yn unig er mwyn hwyluso cydweithredu rhwng adrannau, ond mae yna botensial i bartneriaid gyfrannu’n gwbl ddidrafferth – mae’r feddalwedd yn hawdd ei defnyddio a gellir ei gosod mewn mater o oriau neu ddiwrnodau.

Ers rhoi’r feddalwedd ar waith, mae lefel boddhad gyda chanlyniadau ym maes Ymddygiad Gwrthgymdeithasol wedi codi i 87% ac mae’n hawdd iawn sicrhau bod gan y cwsmer y wybodaeth ddiweddaraf. Trwy wneud y llif gwaith yn fwy rhagweithiol, mae mwy o amser gan swyddogion i gyfathrebu’n well â chwsmeriaid.

Enw: Elaine Ballard
Teitl / rôl: Prif Weithredwr
Ffôn: 02920259180
E-bost: elaineb@taffhousing.co.uk

Darganfod dogfennau