Safonau gofynnol ar gyfer Rheoli Grantiau - Llywodraeth Cymru

30 Mai 2014 - 3:14yp
Logo Cyfnewidfa Arfer Da

Mae Canolfan Ragoriaeth wedi pennu safonau gofynnol ar gyfer rheoli grantiau mewn corff llywodraethol mawr a chymhleth. Mae rheoli grantiau yn dda yn bwysig iawn i Lywodraeth Cymru. Bob blwyddyn caiff tua £13 biliwn - cyfran fawr o'i chyllideb - ei ddefnyddio i ariannu grantiau. Mae dros 400 o raglenni gwahanol sy'n amrywio o ran gwerth o rai cannoedd o bunnoedd i sawl miliwn. 

Sefydlodd Llywodraeth Cymru Brosiect Rheoli Grantiau yn 2010 er mwyn rheoli a gweinyddu grantiau yn well. Un datblygiad gwerthfawr yw'r safonau gofynnol a gyflwynwyd, sy'n golygu y bydd yr holl Arolygiaethau yn ymdrin â grantiau mewn ffordd gyson y cytunwyd arni, gan fodloni gofynion Trysorlys EM a chyfreithiau, polisïau ac arfer da perthnasol. 

Beth oedd y problemau?

Roedd cynifer â 2,000 o staff yn rheoli ac yn gweinyddu grantiau mewn rhyw ffordd ac roeddent yn gweithio'n annibynnol heb unrhyw gydgysylltu na chymorth corfforaethol canolog. O ganlyniad, gwelwyd anghysondebau mawr oherwydd y nifer fawr a'r amrywiaeth o grantiau a oedd ar gael. Nid oedd llawer o'r grantiau hyn yn cael eu rheoli'n briodol a chafodd rhai achosion proffil uchel eu beirniadu mewn adroddiadau gan archwilwyr.

Yn yr hinsawdd economaidd sydd ohoni, mae'n hanfodol bod buddsoddiadau grant yn cyflawni'r buddiannau arfaethedig i'r economi a phobl Cymru a bod costau gweinyddol yn cael eu lleihau i'r eithaf.

Camau a gymerwyd

Mae tîm Canolfan Ragoriaeth Grantiau Corfforaethol wedi cyflwyno cymorth prosiect. Aeth ati i adolygu'r holl raglenni grant er mwyn gweld pa brosesau a gweithdrefnau a oedd ar waith. Nodwyd a chofnodwyd enghreifftiau o arfer da. Os gwelwyd gwendidau, gofynnwyd i reolwyr fynd i'r afael â hwy. Rhoddodd canfyddiadau'r adolygiadau ddealltwriaeth i ni o'r hyn yr oedd ei angen er mwyn gwella safonau'n gyffredinol ym maes rheoli grantiau a chyflwyno arferion da cyson a syml.

Cafodd cyfres gynhwysfawr o safonau gofynnol, gan gynnwys archwiliad 'diwydrwydd dyladwy' ar y cam arfarnu ceisiadau a thalu, ei datblygu ar gyfer holl grantiau Llywodraeth Cymru. Mae'r rhain yn darparu fframwaith i ddatblygu, gweithredu a phrosesu unrhyw grant. Maent hefyd yn creu diwylliant gwaith proffesiynol, newydd ar gyfer staff.

Rhaid i bob swyddog sy'n ymdrin ag unrhyw arian grant gyrraedd y safonau gofynnol. Er mwyn sicrhau bod hyn yn digwydd, mae pecynnau hyfforddi cyfrifiadurol ar gael i'r holl staff sy'n ymdrin â grantiau mewn unrhyw ffordd. Ategir hyn gan hyfforddiant wyneb yn wyneb manylach sy'n cael ei gyflwyno ar hyn o bryd.

Mae'r safonau gofynnol i'w gweld yn amlwg ar y fewnrwyd, ynghyd â chanllawiau cyffredinol sy'n rhoi cyngor cynhwysfawr ar y camau amrywiol yng nghylch oes grant. Mae'r canllawiau hyn yn cynnwys templedi a rhestrau gwirio y gellir eu diwygio mewn ffordd gymesur i fodloni gofynion grantiau unigol.  Mae tîm y Ganolfan Ragoriaeth hefyd yn rhedeg llinell gyngor sydd bellach yn gallu derbyn ymholiadau gan y cyhoedd yn ogystal â chydweithwyr yn Llywodraeth Cymru.

Gan ategu'r gwasanaeth archwilio mewnol, mae'r Ganolfan Ragoriaeth hefyd yn chwarae 'rôl gydymffurfio', gan gynnal hapwiriadau o grantiau unigol er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i gyrraedd y safonau gofynnol.

Y canlyniadau a gyflawnwyd - y buddiannau a gafwyd a'r llwyddiannau a welwyd o ganlyniad

Mae trefniadau rheoli grantiau wedi gwella drwy fabwysiadu 'arferion da' mwy cyson, gan ganolbwyntio ar gyflawni canlyniadau yn ogystal â rhoi sicrwydd o ran arian cyhoeddus. Caiff arian ei gyfeirio bellach gan ddefnyddio'r dull mwyaf priodol ac mewn ffyrdd sy'n gymesur o ran maint, gwerth a'r risg bosibl.

Mae'r gwaith gweinyddol yn dechrau lleihau - mae'r ffaith y bu angen anfon traean yn llai o lythyrau cynnig yn dangos hyn.

Er bod rhagor o weithgareddau yn yr arfaeth, mae Llywodraeth Cymru o'r farn fod y risg gyffredinol ar gyfer grantiau penodol wedi syrthio o lefel 'uchel' i lefel 'ganolig'.

Lawrlwytho'r safonau gofynnol [Agorir mewn ffenest newydd].

Enw: Tracey Mayes
Sefydliad: Canolfan Ragoriaeth Grantiau
E-bost: grantqueries@wales.gsi.gov.uk

Darganfod dogfennau