Polisi gwybodaeth

Mae’r Archwilydd Cyffredinol a Swyddfa Archwilio Cymru yn cydnabod gwerth bod yn fwy agored wrth hyrwyddo ymddiriedaeth ac atebolrwydd o ran busnes cyhoeddus, wrth wella dealltwriaeth y cyhoedd o'r modd y mae awdurdodau cyhoeddus yn cyflawni eu dyletswyddau ac wrth atal amhriodoldeb a pherfformiad gwael.

Mae'r crynodeb hwn yn nodi ein dull cyffredinol o sicrhau cydymffurfiaeth â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a deddfwriaeth gysylltiedig, yn ogystal â sicrhau ein bod yn gweithredu yn agored yn gyffredinol.

Ymagwedd gyffredinol at fod yn agored

1. Yn ogystal â chydymffurfio â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a deddfwriaeth gysylltiedig, rydym yn ymrwymedig i:

a) ddefnyddio iaith glir, gan gynnwys esbonio termau technegol er budd darllenwyr cyffredinol

b) cyhoeddi adroddiadau cryno, cywir a theg sydd wedi'u llunio'n dda

c) cyflwyno adroddiadau cyhoeddus ar ganfyddiadau, ac eithrio pan fo rhesymau cyfreithiol neu resymau sy'n ymwneud â budd y cyhoedd dros beidio â gwneud hynny.

Dull cyffredinol o sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth rhyddid gwybodaeth

2. I'r graddau y mae hynny'n rhesymol ac yn ymarferol byddwn yn:

a) rhoi cyngor a chymorth i geiswyr a darpar geiswyr mewn perthynas â'u ceisiadau am wybodaeth

b) ymgynghori â chyrff trydydd parti perthnasol ynghylch ceisiadau

c) rhoi cymaint o wybodaeth ag y gallwn yn gyfreithiol heb effeithio'n andwyol ar fudd y cyhoedd

d) ymateb yn gyflym

e) rhoi gwybodaeth ar y ffurf sydd orau gan y ceisydd

f) ymchwilio i gwynion ynghylch y modd rydym wedi ymdrin â cheisiadau a materion eraill sy'n ymwneud â rhyddid gwybodaeth, megis ein cynllun cyhoeddi, a rhoi ymatebion ystyriol iddynt.

Rhoi cyngor a chymorth i geiswyr a darpar geiswyr

3. I'r graddau y mae hynny'n rhesymol ac yn ymarferol, byddwn yn rhoi cyngor a chymorth i geiswyr a darpar geiswyr mewn perthynas â'u ceisiadau am wybodaeth. Dylai aelodau o'r cyhoedd y mae angen cyngor arnynt o ran cael gafael ar wybodaeth ffonio 029 2032 0500.

 

4. Pan na all unigolyn wneud ceisiadau yn ysgrifenedig o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, oherwydd nam (anabledd) er enghraifft, byddwn yn anfon nodyn ysgrifenedig o unrhyw gais a wneir dros y ffôn at yr unigolyn i gadarnhau'r hyn y gofynnwyd amdano, a gaiff ei dderbyn fel cais ysgrifenedig pan y'i dychwelir i ni.

Ymgynghori â chyrff trydydd parti perthnasol ynghylch ceisiadau

5. Gall datgelu gwybodaeth effeithio ar hawliau cyfreithiol trydydd partïon, megis pan fo gwybodaeth yn ddarostyngedig i ddyletswydd cyfrinachedd cyfraith gwlad, neu pan fo'n ddata personol o fewn ystyr Deddf Diogelu Data 1998. Er mwyn helpu i sicrhau y rhoddir sylw priodol i'r cyfryw hawliau, byddwn yn ymgynghori â thrydydd partïon perthnasol, ac eithrio pan fydd hynny'n anymarferol neu'n anghymesur o gostus. Fodd bynnag, yn unol â'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, mater i ni fydd penderfynu a ddylid datgelu gwybodaeth.

Rhoi gwybodaeth yn gyfreithiol ac er budd y cyhoedd

6. Yn gyffredinol, byddwn yn datgelu gwybodaeth y gofynnir amdani ac rydym yn meddu arni ac eithrio pan:

a) fo'n wybodaeth y bwriedir ei chyhoeddi yn y dyfodol ac mae'n rhesymol aros iddi gael ei chyhoeddi.

b) byddai'n golygu rhoi gwybodaeth nid yn unig y gellir cael gafael arni yn rhesymol drwy ddulliau eraill, ond a geir yn fwyaf priodol drwy'r dulliau eraill hynny. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth sydd ar gael mewn eitemau ar ein cynllun cyhoeddi ac o ffynonellau masnachol.

c) na roddir disgrifiad digonol i nodi'r wybodaeth, pan na thelir ffi berthnasol, neu pan fo ceisiadau yn flinderus neu'n ailadroddus, er i'r ceisydd gael cymorth.

d) gwaherddir datgelu'r wybodaeth neu pan fyddai'n cael effaith andwyol ar faterion y mae'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn rhoi eithriadau ar eu cyfer, yn ddarostyngedig, pan fo hynny'n berthnasol, i brofion budd y cyhoedd. Mae hyn yn cynnwys gwybodaethbersonol, gwybodaeth a roddwyd yn gyfrinachol a gwybodaeth y byddai ei datgelu yn amharu, neu'n debygol o amharu, ar swyddogaethau archwilio Swyddfa Archwilio Cymru neu archwilwyr allanol eraill.

 

7. Pan fyddwn yn gwrthod rhoi gwybodaeth, bydd ein hymateb yn nodi sut i wneud cwyn.

Datgelu pellach yn y Cofnod Datgelu

8. Ar ôl ymateb i gais am wybodaeth, byddwn yn ystyried os ydyw o ddiddordeb cyhoeddus i gyhoeddi'r wybodaeth berthnasol yn ein cofnod datgelu neu drwy ddull arall. Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth yn arddel hyn fel arfer da. Os ydym o'r farn y byddai datgelu pellach o fudd cyhoeddus, byddwn yn ei gyhoeddi, yn ôl ein disgresiwn. Ni fyddwn, fodd bynnag, yn cyhoeddi'r wybodaeth ganlynol:

a) gwybodaeth bersonol am y sawl sydd yn ceisio gwybodaeth neu berson arall, ble y byddai datgelu pellach yn annheg ac felly yn torri egwyddor gyntaf diogelu data. Yn unol â hyn, ni fyddwn, fel arfer yn datgelu enw na gwybodaeth bersonol arall am y ceiswyr neu eraill. Byddwn, fodd bynnag, yn datgelu enw'r sawl sy'n ceisio gwybodaeth os yw o fudd i'r cyhoedd ac os yw'n deg i wneud hynny; er enghraifft, os yw'r cais gan gorff cyhoeddus neu ddeiliaid swydd gyhoeddus. Os ydym yn datgelu gwybodaeth bersonol, byddwn, ble fo'n ymarferol, yn hysbysu'r unigolyn ymlaen llaw.

b) gwybodaeth a ddarparwyd yn gyfrinachol tu allan i ddarpariaethau deddfwriaeth mynediad at wybodaeth.

c) gwybodaeth ddifenwol.

d) gwybodaeth a fyddai yn torri hawlfraint trydydd parti, pe bai yn cael ei ddatgelu i unrhyw un ond y ceisydd.

Ymateb yn gyflym

9. Byddwn yn cydnabod eich cais o fewn pum diwrnod gwaith.

 

10. Byddwn yn ymateb i geisiadau am wybodaeth o fewn 20 diwrnod gwaith, neu 60 diwrnod gwaith o dan amgylchiadau penodol. Mae diwrnod gwaith yn golygu unrhyw ddiwrnod ac eithrio dydd Sadwrn, dydd Sul, Dydd Nadolig, Dydd Gwener y Groglith neu ddiwrnod sy'n ŵyl y banc. Pan ymestynnir y cyfnod, hysbysir y ceisydd o'r oedi a rhoddir dyddiad ymateb amcangyfrifedig iddo.

 

11. Os bydd staff wedi llunio nodyn o gais a wnaed dros y ffôn ar ran ceisydd, mae'r ymrwymiad i ymateb o fewn 20 diwrnod yn dod i rym o'r dyddiad y mae'r ceisydd yn cadarnhau'r nodyn o'r wybodaeth y gofynnwyd amdani.

Trosglwyddo ceisiadau

12. Ni allwn roi gwybodaeth nad ydym yn meddu arni. Os bydd awdurdod cyhoeddus arall yn meddu ar y wybodaeth, ac os ymddengys fod y ceisydd yn annhebygol o wrthwynebu hynny, gallwn ymgynghori â'r corff a throsglwyddo'r cais os bydd hynny'n briodol. Hysbysir y ceisydd o'r penderfyniad i drosglwyddo ei gais. Fel arall byddwn yn hysbysu'r ceisydd nad ydym yn meddu ar y wybodaeth ac yn awgrymu bod cais yn cael ei wneud i'r awdurdod sy'n debygol o feddu arni.

Gwybodaeth archwilydd penodedig llywodraeth leol 

13. Dylid nodi mai archwilwyr a benodwyd gan Archwilydd Cyffredinol Cymru yn aml yw'r unig rai sydd yn meddu ar wybodaeth archwilio llywodraeth leol, ac nid ni. Hyd at Ebrill 2014, roedd archwilwyr llywodraeth leol yn cael eu penodi gan yr Archwilydd Cyffredinol, a lle mae penodiadau felly’n parhau, maent yn ddeiliaid swyddi ar wahân, ac nid ydynt yn awdurdodau cyhoeddus yn ôl y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Nid oes, felly, hawl mynediad i'r wybodaeth yma yn ôl y Ddeddf. Byddwn yn anfon unrhyw gais am wybodaeth o'r fath ymlaen at yr archwilydd perthnasol. Fodd bynnag, heblaw am mewn perthynas â gwybodaeth bersonol y ceisiwr (a gwybodaeth amgylcheddol, o bosib), bydd yr archwilydd penodedig yn datgelu yn ôl ei d/ddisgresiwn ac yn unol â chyfyngiadau datgelu yn ôl adran 54 Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004.

Rhoi gwybodaeth ar y ffurf sydd orau gan y ceisydd

14. Fel arfer rhoddir gwybodaeth i geiswyr naill ai yn Gymraeg neu yn Saesneg, a naill ai ar ffurf electronig neu ar bapur, yn unol â'u dymuniad. Darperir y rhan fwyaf o'r wybodaeth ar ffurf electronig, ond darperir copïau papur unigol cyfatebol yn ddi-dâl fel arfer. Byddwn hefyd yn darparu copïau o eitemau mewn print bras ac ar dapiau sain ar gais pan fo hynny'n ymarferol.

Cwynion

15. Pan na fydd ceisydd yn fodlon ar ymateb, mae'n rhaid iddo gwyno wrth y Swyddog Gwybodaeth neu'r unigolyn a ymatebodd i'r cais a fydd yn adolygu'r sefyllfa, neu’n trefnu adolygiad o’r sefyllfa, ac yn darparu ymateb i’r gwyn. Os bydd y ceisydd, ar ôl dilyn ein gweithdrefn gwynion, yn dal i fod yn anfodlon ar y canlyniad, gall gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Fel arfer bydd Swyddfa'r Comisiynwyr Gwybodaeth yn disgwyl i’n gweithdrefnau ni fod wedi eu dilyn yn llwyr cyn i'r mater gael ei gyfeirio at ei swyddfa. Nodir isod fanylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:

Post: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

Swydd Gaer

SK9 5AF

E-bost: casework@ico.gsi.gov.uk 

Ffôn: 01625 545745

Ffacs: 01625 524510

Ewch i'r wefan Swyddfa Comisiynydd Gwyboadaeth [Agorir mewn ffenest newydd]

Ffioedd

16. Nid oes angen i ni godi ffi am geisiadau fel arfer. Ond mae rheoliadau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn golygu nad oes rhaid darparu gwybodaeth os yr amcangyfrifir fod cost coladu a pharatoi'r wybodaeth yn fwy na £450. Mewn achosion o'r fath, byddwn yn cysylltu â chi i nodi a thrafod, os oes angen, beth ellir ei ddarparu o fewn y terfyn cost. Am wybodaeth sydd y tu hwnt i'r terfyn hwn, gallwn godi ffi am ddarparu gwybodaeth, yn ôl disgresiwn. Os oes ffi, byddwn yn eich hysbysu, a bydd y wybodaeth yn cael ei darparu pan delir y ffi.

Os oes gennych gwestiynau am y gweithdrefnau hyn neu os oes angen cyngor neu gymorth arall arnoch i wneud cais, ffoniwch y Swyddog Gwybodaeth ar 029 2032 0500, e-bost swyddog.gwybodaeth@archwilio.cymru, neu ysgrifennwch at:

Y Swyddog Gwybodaeth

Swyddfa Archwilio Cymru

24 Heol y Gadeirlan

Caerdydd 

CF11 9LJ

Rydym yn croesawu galwadau ffôn yn Gymraeg a Saesneg. Gallwch ysgrifennu atom hefyd, yn Gymraeg neu’n Saesneg, ac fe wnawn ymateb yn yr iaith rydych chi wedi ei defnyddio. Ni fydd gohebu yn Gymraeg yn arwain at oedi.