Mae'r Swyddfa Ystadegau Gwladol wedi cael budd o ddatblygu amserlen derfynu fanwl - Swyddfa Ystadegau Gwladol

1 Gorff 2010 - 12:00yb

Er mwyn gwella'r broses o gyflwyno adroddiadau ariannol a rheoli, yn 2006 penderfynodd SYG uwchraddio ei swyddogaeth ariannol a chreu swyddi rheolwr ariannol a chyfrifydd ariannol newydd.

Y Swyddfa Ystadegau Gwladol (SYG) yw swyddfa weithredol Awdurdod Ystadegau'r DU, sef adran anweinidogol. Mae Awdurdod Ystadegau'r DU yn uniongyrchol atebol i'r Senedd. SYG yw cynhyrchydd ystadegau unigol mwyaf Llywodraeth y DU, ac fe'i Ileolir ar dri safle yng Nghymru a Lloegr.

Mae'n cyflogi 2,200 o aelodau o staff ac roedd ganddi gyllideb o £237 miliwn yn ystod 2008-09.

Crynodeb o'r fenter

Er mwyn gwella'r broses o gyflwyno adroddiadau ariannol a rheoli, yn 2006 penderfynodd SYG uwchraddio ei swyddogaeth ariannol a chreu swyddi rheolwr ariannol a chyfrifydd ariannol newydd. Ar yr un pryd, gosodwyd meddalwedd cyfrifyddu newydd (Oracle) i awtomeiddio cymaint o'r broses a phosibl. Roedd y modiwlau newydd yn cynnwys modiwlau cyfriflyfr cyffredinol, cyfrifon sy'n daladwy, cyfrifon derbyniadwy ac e-gaffael.

Drwy fuddsoddi adnoddau ymlaen llaw, roedd SYG o'r farn y gallai ddatblygu amserlen cyflwyno adroddiadau addas at y diben a fyddai'n manteisio i'r eithaf ar swyddogaethau Oracle.

Y buddiannau a gafwyd a'r ffactorau a lwyddodd

Mae SYG yn Ilunio amserlenni terfynu manwl ar gyfer diwedd pob mis. Mae'r amserlenni'n cwmpasu'r gweithdrefnau ar gyfer cyfrifon sy'n daladwy a chyfrifon derbyniadwy, Ilunio cyfrifon rheoli ac adroddiadau rheoli ariannol. Mae'r amserlenni hefyd yn golygu y gellir Ilunio cyfrifon ariannol a rheoli, gan gynnwys mantolen, nodiadau, datganiad Ilif arian parod ac ati, erbyn diwrnod saith ar ôl diwedd y mis. Caiff y cyfrifon hyn eu paratoi ar sail gronnol gyda'r taliadau a ailgodwyd yn cael eu nodi bob mis hefyd.

Mae Pecynnau Adroddiadau'r Bwrdd Rheoli ar gael ar ddiwrnod wyth. Bob mis, mae cyfarwyddwyr a deiliaid cyllidebau yn cael adroddiadau manwl ar statws gan gynnwys esboniadau am amrywiannau. Mae ffigurau alldro diwygiedig ar gael erbyn diwedd y mis canlynol. Caiff y trefniadau hyn eu hatgyfnerthu drwy gysoni cyfrifon, sy'n cael eu monitro'n llym a'u cymeradwyo bob mis. Mae SYG yn cynnal adolygiad arall ar Iefel uwch bob chwarter.

Drwy wneud hyn, rhoddir sylw manwl i reolaeth ariannol a monitro cyllidebau. Gall materion a phroblemau gael eu nodi a'u datrys yn gynnar. Caiff amserlen debyg ei pharatoi ar gyfer y prosesau ar ddiwedd y flwyddyn. Mae cyfres o gyfrifon yn barod erbyn wythnos gyntaf mis Mai.

Mae'r broses archwilio wedi cael budd o gryfder y gweithdrefnau hyn. Gall archwilwyr SYG archwilio'r cyfrifon naw mis yn hyderus. Ynghyd â'r cyfrifon drafft a baratoir yn gyflym, mae hyn yn golygu y gellir cwblhau'r archwiliad erbyn diwedd mis Mai.

O safbwynt adnoddau dynol, rhoddir pwyslais mawr ar hyfforddi staff, yn enwedig cymwysterau ym maes cyfrifyddu. Ynghyd a llwyddiant y broses cyflwyno adroddiadau, mae hyn wedi arwain at ddiwylliant proffesiynol tra datblygedig yn yr adran gyllid.

Y canlyniad a welwyd

Drwy ddefnyddio'r un broses cyflwyno adroddiadau ariannol a rheoli ar gyfer yr arferion misol a diwedd y flwyddyn, gall SYG lunio ei chyfrifon blynyddol o fewn yr un terfyn amser. Mae hyn yn helpu ei harchwilwyr i gwblhau eu harchwiliad o fewn deufis i ddiwedd y flwyddyn.

Manylion Cyswllt: John Finch
Rôl: Cyllid ac Atlas
Ffôn: 01633 652747
E-bost: john.finch@ons.gsi.gov.uk

Darganfod dogfennau